Ga naar hoofdinhoud

Privacyverklaring NotarFlex

Laatst bijgewerkt: 12 november 2026

1. Inleiding

NotarFlex B.V. ("wij", "ons" of "NotarFlex") respecteert uw privacy en verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze privacyverklaring beschrijft hoe wij omgaan met persoonsgegevens die worden verzameld via ons platform voor collegiale notarisdienstverlening.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

NotarFlex B.V.
KvK-nummer: 94025685
Adres: Almelo, Nederland
E-mail: privacy@notarflex.nl
Telefoon: +31 6 11746283

3. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen de volgende categorieën persoonsgegevens:

3.1 Accountgegevens
  • Naam en achternaam
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Notariskantoor en functie
  • KvK-nummer van het kantoor
3.2 Profielgegevens flexkrachten
  • Werkervaring en specialisaties
  • Beschikbaarheid
  • Tarief en voorkeuren
  • CV en diploma's (optioneel)
3.3 Gebruiksgegevens
  • IP-adres, en het land en de plaats die daar bij benadering bij horen
  • Browser- en apparaatinformatie
  • Activiteiten op het platform
  • Inlog- en gebruikstijden

4. Doeleinden van verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Platformdiensten: Het faciliteren van matches tussen notariskantoren en flexkrachten
  • Communicatie: Het verzenden van berichten over opdrachten, sollicitaties en platformupdates
  • Veiligheid: Het waarborgen van de integriteit en veiligheid van het platform
  • Wettelijke verplichtingen: Het voldoen aan wettelijke en fiscale verplichtingen
  • Verbetering: Het analyseren van gebruik voor platformoptimalisatie
  • Bezoekstatistiek: Het verbeteren van de site, en onze verkoop en marketing: zien welke pagina's en campagnes belangstelling wekken en welke organisaties de site bezoeken

5. Rechtsgrondslagen

Wij verwerken uw gegevens op basis van:

  • Uitvoering overeenkomst: Voor het leveren van onze diensten
  • Toestemming: Voor het verzenden van marketingcommunicatie
  • Wettelijke verplichting: Voor administratieve en fiscale doeleinden
  • Gerechtvaardigd belang: Voor platformbeveiliging en fraudepreventie, en voor de bezoekstatistiek van de publieke pagina's

6. Bewaartermijnen

Type gegevens Bewaartermijn
Accountgegevens Tot 2 jaar na laatste activiteit
Afgewezen sollicitaties 4 weken (28 dagen) na afwijzing
Fiscale gegevens 7 jaar (wettelijke termijn)
Bezoeklog (IP-adres en bezochte pagina's) 30 dagen
Auditlog (wie welke handeling in het platform deed) 7 jaar
Kopie identiteitsbewijs en VOG 28 dagen na upload, tenzij er dan een lopende opdracht is
Bezoekstatistiek van de publieke pagina's (zonder IP-adres) 24 maanden

7. Delen van gegevens

Wij delen uw gegevens alleen met:

  • Notariskantoren: Bij sollicitaties worden relevante profielgegevens gedeeld
  • Dienstverleners: Wij schakelen deze dienstverleners in: Zoho voor het versturen en ontvangen van e-mail (servers in de EU), Mollie voor betalingen en betaallinks, Cloudflare Turnstile voor de controle tegen spam op formulieren, en ip-api.com om bij een IP-adres het land te bepalen als onze eigen database geen antwoord heeft. De applicatie en de database draaien op een eigen server van NotarFlex.
  • Autoriteiten: Indien wettelijk verplicht
  • Hosting van onze statistiekdienst: Het bedrijf dat de server van onze statistiekdienst host. Uw browser stuurt elke melding van de bezoekstatistiek rechtstreeks naar die server.

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen:

  • HTTPS voor alle verbindingen, en een versleutelde verbinding tussen de applicatie en de database
  • Tweestapsverificatie verplicht voor elk account
  • BSN en IBAN worden versleuteld opgeslagen
  • Toegang per rol: een gebruiker ziet alleen wat bij zijn rol en kantoor hoort
  • Een logboek (auditlog) van handelingen in het platform

9. Uw rechten

U heeft recht op:

  • Inzage: Opvragen welke gegevens wij verwerken
  • Correctie: Onjuiste gegevens laten aanpassen
  • Verwijdering: Uw account en gegevens laten verwijderen
  • Beperking: Verwerking tijdelijk stopzetten
  • Overdraagbaarheid: Uw gegevens ontvangen in leesbaar formaat
  • Bezwaar: Bezwaar maken tegen specifieke verwerkingen

Verzoeken kunt u indienen via privacy@notarflex.nl. Wij reageren binnen 4 weken.

10. Cookies

NotarFlex gebruikt twee soorten cookies:

  • Noodzakelijke cookies: Essentieel voor login, beveiliging en navigatie
  • Functionele cookies: Om uw voorkeuren te onthouden, zoals de weergave van lijsten (alleen met uw toestemming)

NotarFlex plaatst geen analytische of marketingcookies. Het bezoek aan de publieke pagina's meten wij met onze eigen statistiekdienst, zonder cookies; wat die bewaart, staat hieronder. Andere analyse- of volgdiensten gebruiken wij niet. Op formulieren controleert Cloudflare Turnstile of er een mens invult; Cloudflare verwerkt daarbij technische gegevens van uw browser.

U kunt uw cookie voorkeuren beheren via onze cookie informatie pagina of via uw account instellingen.

Bezoekstatistiek zonder cookies

De publieke pagina's van deze site laden een script van onze eigen statistiekdienst op statistiek.maat-software.nl. Het script zet geen cookie en slaat niets op uw apparaat op. Het meldt welke pagina u bekijkt, vanaf welke site of campagne u kwam, hoe lang de pagina in beeld was en hoe ver u las. Het meldt ook of u klikte op een telefoonnummer, een mailadres, een download, een video of een link naar een andere site. Van een telefoon- of maillink gaat alleen mee dat erop is geklikt, niet het nummer of het adres; bij een download of een link naar een andere site ook welke link het was. Het script staat alleen op de publieke pagina's, en alleen als u niet bent ingelogd. Op de inlogpagina's en in de applicatie zelf laadt het niet.

Kiest u in de cookiemelding "Alleen noodzakelijk", dan meten wij uw bezoek vanaf dat moment niet meer. Dat geldt ook als u daar een eigen selectie opslaat, of als u bij uw cookievoorkeuren "Analytisch" uitzet. Die keuze bewaart uw browser; wist u hem, dan meten wij weer tot u opnieuw kiest.

Uw browser stuurt elke melding rechtstreeks naar de server van de statistiekdienst. De dienst gebruikt uw IP-adres en de gegevens die uw browser meestuurt alleen op het moment van de melding. Hij maakt er een sleutel van die elke dag wordt vervangen, zodat pagina's van dezelfde dag als één bezoek tellen. Ook leidt hij eruit af: uw land, provincie en plaats bij benadering, uw browser en besturingssysteem zonder versie, het soort apparaat en het soort netwerk. Uw IP-adres en de browsergegevens zelf bewaart de dienst niet. Aan de sleutel bent u over dagen heen niet te herkennen.

Komt u binnen via het eigen netwerk van een organisatie, zoals een bedrijf, overheid of instelling, dan bewaren wij ook de naam van die organisatie. Bij een klein kantoor met een eigen netwerk kan die naam naar u te herleiden zijn, ook over dagen heen. Bij een thuis- of mobiele aansluiting bewaren wij geen naam. Wat de dienst bewaart, wissen wij na 24 maanden. De cijfers gebruiken wij om de site te verbeteren en voor onze verkoop en marketing. Grondslag: gerechtvaardigd belang, namelijk inzicht in hoe de site wordt gebruikt en welke organisaties belangstelling hebben. Plaats en netwerk komen uit de databanken van DB-IP (db-ip.com, CC BY 4.0), die op de server van de dienst staan; er gaat geen gegeven naar DB-IP.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Materiële wijzigingen worden per e-mail gecommuniceerd. De actuele versie vindt u altijd op deze pagina.

12. Contact en klachten

Voor vragen over privacy kunt u contact opnemen via:

E-mail: privacy@notarflex.nl
Telefoon: +31 6 11746283
Post: NotarFlex B.V., Almelo, Nederland

U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.