Zo werkt het
Van verzoek tot factuur, met de schermen erbij.
Hieronder ziet u per stap wat NotarFlex doet. Alle schermen komen uit de demo-omgeving, met verzonnen kantoren en namen. Zo ziet u vooraf wat u na het aanmelden krijgt.
Stap 1
Een verzoek, en wie erop reageert
Uw verzoek noemt de specialisatie, de regio, de periode, het aantal uren per week en of het werk op kantoor, thuis of allebei kan. Daaronder beschrijft u het werk zelf.
Op de pagina van het verzoek ziet u het passende aanbod en de reacties van andere kantoren en medewerkers. Past een reactie, dan accepteert u die; zo ontstaat de opdracht.
Stap 2
Overleggen zonder losse mailtjes
Elk gesprek hangt aan een opdracht, een reactie of een verzoek. Wie later meeleest, ziet dus meteen waar het over gaat.
U zoekt in uw berichten en filtert op wat nog ongelezen is.
Stap 3
Afspraken in een contract
Wat de kantoren afspreken, komt in een contract: wie uitleent, wie inleent, welke medewerker, de periode en het uurtarief. Er zijn onder meer contracten voor detachering en opdrachtbevestigingen.
Een contract gaat van concept naar goedkeuring, en NotarFlex maakt het op als pdf. Voordat er een opdracht ontstaat, controleert NotarFlex of de medewerker een geldige VOG en KNB-registratie heeft.
Stap 4
Uren schrijven en goedkeuren
De medewerker schrijft zijn uren per week en dient de urenstaat in. Het kantoor dat inleent, ziet de ingediende urenstaten op één plek en keurt ze goed of af.
Alleen goedgekeurde uren tellen mee voor de factuur, en ook voor de vergoeding van NotarFlex.
Stap 5
De factuur volgt vanzelf
Na goedkeuring van de uren maakt NotarFlex de factuur op. U ziet uitgaande en inkomende facturen, wat betaald is, wat openstaat en wat over de vervaldatum is.
Voor de boekhouding exporteert u als CSV, XLSX of UBL. Kop, voet en logo van de factuur stelt u zelf in.
Voor het kantoor
Uw eigen team in beeld
Onder Mijn team staan uw medewerkers, met per dag wie beschikbaar is en wie al is ingezet. Zo ziet u snel wie u tijdelijk kunt missen.
Kunt u iemand een tijd missen, dan zet u die medewerker in het aanbod, voor een periode en een aantal uren per week.
Voor medewerkers
Wat de medewerker ziet
Een notarieel medewerker heeft een eigen omgeving: lopende opdrachten, reacties, uren die nog ingediend moeten worden en wat er verdiend is.
In het profiel staan specialisaties en ervaring, en collega's kunnen competenties aanbevelen. De VOG levert de medewerker zelf in via NotarFlex.
Voor detacheerders
Een eigen portaal voor detacheerders
Een detacheerder in het notariaat ziet zijn beschikbare mensen, lopende plaatsingen en openstaande verzoeken van kantoren.
Per verzoek ziet het bureau hoe goed het bij zijn mensen past, en doet het een voorstel.
Veiligheid
Wie wat mag zien
Verzoeken, aanbod en profielen ziet u pas als u bent ingelogd en uw kantoor is goedgekeurd. Elke aanmelding van een kantoor wordt met de hand beoordeeld.
Wie zich aanmeldt, gaat akkoord met een geheimhoudingsplicht (artikel 4 van de voorwaarden).
- Tweestapsverificatie
- Verplicht voor elk account, met een authenticator-app.
- Versleuteld
- BSN en IBAN worden versleuteld opgeslagen; alle verkeer loopt via HTTPS.
- Logboek
- Handelingen in het platform komen in een auditlog, dat zeven jaar bewaard blijft.
Kijk of het bij uw kantoor past.
Aanmelden kost niets. U betaalt alleen voor goedgekeurde uren; op de tariefpagina staat precies hoeveel.