NotarFlex – Gebruikershandleiding

Laatste update: 2026-09-04

Deze handleiding is op 4 september 2026 nagelopen op de namen van de schermen en op de aanspreekvorm. De beschrijvingen zelf dateren van eerdere versies; wijkt een scherm af, dan is het scherm leidend.

Deze handleiding beschrijft de belangrijkste gebruikersflows per rol. Voor technische details zie functionaliteiten.md.

1. Inloggen & Eerste Gebruik

1. Ga naar de inlogpagina.
2. Log in met ontvangen accountgegevens.
3. Bevestig (indien gevraagd) uw e-mailadres.
4. Bij eerste login: controleer profielgegevens en vul ontbrekende info aan.

2. Navigatie Overzicht

Tip: gebruik de Help-knop rechtsboven op iedere pagina. Deze opent contextuele uitleg in een offcanvas. De knop linkt ook naar de volledige handleiding.

3. Aanbod Plaatsen (OfficeAdmin / Employee met rechten)

1. Ga naar "Aanbod" > "Nieuw aanbod".
2. Vul specialisatie, regio (optioneel), beschikbaarheid en tariefband in.
3. Opslaan: status wordt "Open".
4. Bewerken kan tot er een match / sollicitatie pipeline loopt.

4. Vraag Plaatsen (Personeelsvraag)

1. Ga naar "Vragen" > "Nieuwe vraag".
2. Vul specialisatie, periode, regio en beschrijving in (HTML editor toegestaan).
3. Opslaan: status "Open" zichtbaar voor andere kantoren.

5. Solliciteren op Aanbod / Vraag

1. Open een aanbod of vraag detailpagina.
2. Klik "Solliciteer" / "Reageer".
3. Vul motivatie, beschikbaarheid, uren / tarief in.
4. Verstuur (Draft → Submitted). Je ziet het terug onder "Sollicitaties".

6. Sollicitaties Beoordelen (OfficeAdmin)

1. Ga naar "Sollicitaties" (kantoorweergave).
2. Filter op status (bijv. Submitted).
3. Open detail en kies "Accepteren" of "Afwijzen".
4. Bij acceptatie wordt automatisch een opdracht aangemaakt en betrokken partijen krijgen een notificatie.

6.1 Sollicitatie detail & accepteren

• Navigatie: open een sollicitatie vanuit het overzicht (kantoor of persoonlijk).
• Tabs:
  • Motivatie: toont de motivatie van de sollicitant.
  • Bijlagen: upload en verwijder bijlagen (pdf/doc/jpg/png, max 10MB). Bestanden worden gescand.
  • Notities: interne notities, niet zichtbaar buiten betrokken kantoren.
  • Historie: auditlog van status- en actie‑wijzigingen.
  • Berichten: berichten bij deze sollicitatie.
• Detailkaart toont: Status, Ingediend, Uren/week, Tarief, Beschikbaarheid.
• Accepteren workflow:
  • Vul het Afgesproken tarief (€ / uur) in (verplicht, > 0).
  • (Optioneel) schakel "Via NotarFlex" in voor platformfee.
  • Vink de verklaring aan (juridische bevestiging vereist).
  • Klik "Accepteren". Resultaat: er wordt automatisch een opdracht aangemaakt en u wordt doorgestuurd naar Opdrachten (met highlight). Andere open sollicitaties op dezelfde aanvraag kunnen automatisch worden afgewezen; betrokkenen krijgen notificaties.
• Status bijwerken zonder acceptatie: gebruik "In beoordeling" of "Afwijzen".
• Toegang: sollicitant zelf, het kantoor van de betreffende vraag/aanbod, of platformadmins. Onbevoegde gebruikers zien de pagina niet of worden teruggestuurd.
• Validatie & fouten: ontbrekend tarief/verklaring geeft een melding; bij gelijktijdige wijzigingen verschijnt een waarschuwing en worden gegevens herladen.

7. Opdrachten Bekijken

1. Open "Opdrachten".
2. Klik op een opdracht voor detail (periode, tarieven, betrokkenen).
3. Gebruik deeplink vanuit realtime toast voor snelle navigatie.

8. Contracten & PDF‑sjablonen

8.1 Contracten beheren (lifecycle)

• Navigatie: "/contracts" (overzicht), "/contracts/new" (nieuw), "/contracts/from-assignment" (vanuit opdracht).
• Statussen: Draft → PendingApproval → Approved → Active → Completed/Cancelled.
• Acties: bewerken (concept/ter goedkeuring), goedkeuren, ondertekenen (stub), PDF downloaden (placeholder), dupliceren (roadmap), annuleren.

8.2 Contract‑PDF’s genereren (NDA / collegiaal / ZZP)

• Navigatie: "/office/contracts".
• Knoppen in de header: "Beheer contracten" (linkt naar "/contracts") en "Templates" (linkt naar "/templates").
• Kies sjabloon (NDA, Collegiale overeenkomst, ZZP‑opdrachtovereenkomst) en klik "Genereer PDF".
• De download start direct; het document wordt ook opgeslagen bij Documenten met type "ContractTemplate".
• Historie toont sessie‑items en bewaarde documenten; filter op type of zoek op bestandsnaam.

8.3 Sjablonen beheren

• Navigatie: "/templates" en filter op "Contract".
• Actie: "Nieuw Contract Template" om een eigen (kantoor)contractsjabloon aan te maken.
• Word‑templates beheer (DOCX‑first): "/word-templates", "/word-templates/new", "/word-templates/edit/".

9. Uren Registreren (Timesheets)

1. Ga naar "Uren" of open een opdracht en kies "Timesheet".
2. Maak (of open) een timesheet voor de betreffende periode.
3. Voeg regels toe: datum, uren, beschrijving.
4. Klaar? Klik "Indienen" (Submitted) → wacht op goedkeuring.
5. Afgekeurde of gewijzigde uren kunnen opnieuw worden ingediend.

10. Facturen – Overzicht

• Navigatie: "Facturen" → tabblad Uitgaand / Inkomend.
• Kolommen tonen nummer, status, totaal, vervaldatum en achterstand.
• Statusindicatoren: Draft (concept), Sent (verzonden), Paid (betaald), Overdue (geel/rood markering).

10.1 Nieuwe Factuur (Enhanced Mock)

1. Klik "Nieuwe factuur" (indien beschikbaar in UI).
2. Vul periode, klant- en uitgevende kantoor gegevens in.
3. Voeg regel(s) toe (uren / eenheden) met hoeveelheid, prijs en BTW.
4. Opslaan → concept.
5. Verzend: status naar Sent (mock); reminder / betaald daarna mogelijk.

10.2 Factuur Betalen / Herinnering (Mock)

1. Open factuurdetail.
2. Actieknoppen: "Markeer betaald" / "Verstuur herinnering".
3. Mock bevestiging; bedragen herberekend (openstaand = 0 indien betaald).

10.3 Zoeken en Exporteren

• Navigatie: /invoices (facturenoverzicht). Oude links zoals /invoices/search en /invoices/enhanced worden automatisch doorverwezen.
• Exporteer geselecteerde resultaten: CSV en XLSX.
• Per opdracht ("invoice‑draft" pagina) zijn CSV, UBL ZIP en XLSX export beschikbaar voor geselecteerde facturen.

11. Documenten Gebruik

Upload

1. Ga naar eigen profiel of kantoor Documentmanager.
2. Sleep bestanden of gebruik bestandsselector.
3. Toegestane types: pdf, doc(x), jpg/jpeg, png, xlsx, gif, txt, xml.
4. Na upload verschijnt het document in de lijst.

Download

1. Klik op download‑icoon naast een document.
2. Browser start download met juiste bestandsnaam en content‑type.

12. Word Templates & Review

1. Open "Templates".
2. Selecteer een template → detailpagina.
3. Klik "Indienen voor review".
4. Kies reviewers + toelichting → verzenden. Vink "Notificeren" aan om e‑mails te sturen.
5. Reviewers ontvangen e‑mail en verschijnen in de lijst. Antwoorden gaan naar het ingestelde Reply‑To adres.
6. Status is zichtbaar; approve/reject publishing volgt in latere releases.

13. Realtime Notificaties

• Bij belangrijke events (bijv. nieuwe opdracht of statuswijziging) verschijnt een toast.
• De notificatiebel toont ongelezen items (badge).
• Klik op een toast of bel‑item om naar de detailpagina te gaan.

14. E‑Sign (Stub)

• Eventuele handtekeningverzoeken worden placeholder verwerkt.
• Statusupdates verschijnen later bij echte provider integratie.

15. Billing & Platform Kosten

Het platform brengt een platformfee in rekening per gewerkt uur. De hoogte van het tarief hangt af van het aantal uren dat uw kantoor maandelijks via het platform inzet (volume-staffel).

15.1 Platform Kosten Inzien (Kantoor)

• Navigatie: Kantoor → Platform kosten.
• Bekijk uw huidig tarief per uur, de uren en kosten van de lopende maand, en de staffeltabel.
• De staffel toont per volumegroep het geldende tarief en de korting ten opzichte van het standaardtarief.

15.2 Platform Billing Instellingen (Admin)

• Navigatie: Beheer → Platform tarieven.
• Hier vindt u het standaardtarief, de volume-staffel, de instellingen voor automatische facturatie en betaalherinneringen.
• Alle waarden worden centraal geconfigureerd (appsettings / Azure Key Vault).

15.3 Abonnementenbeheer (Admin)

• Navigatie: Beheer → Abonnementen.
• Overzicht van alle kantoorabonnementen inclusief status, MRR en proefperiodes.
• Beheerders kunnen abonnementen upgraden, downgraden of annuleren.

15.4 Betalingen via Mollie

• Betalingen worden verwerkt via Mollie (iDEAL, automatische incasso).
• Bij de eerste betaling wordt een mandaat aangemaakt. Daarna verlopen betalingen automatisch.
• Elke betaling wordt geverifieerd via de Mollie API voordat de factuurstatus wordt gewijzigd.

15.5 Boekhoudexport

• Facturen kunnen worden geëxporteerd als UBL XML (standaardformaat) of CSV.
• Optionele Moneybird-koppeling: facturen direct doorsturen naar uw Moneybird-administratie.
• Zonder Moneybird-koppeling kunt u de UBL XML-bestanden handmatig importeren in uw boekhoudpakket.

Zie ook het helpbestand Billing & Fees (/docs/help/Billing-en-Fees.md) voor uitgebreide toelichting.

16. Beveiliging

• Alleen goedgekeurde gebruikers (policy ApprovedOnly).
• Beperkingen tussen kantoren: u kunt geen facturen of gegevens van andere kantoren bewerken.
• Ongeautoriseerde actie → foutmelding + logging.

17. Veelvoorkomende Foutmeldingen

18. Tips & Best Practices

• Werk concepten eerst volledig bij voordat u ze indient.
• Controleer valutaweergave; bedragen worden afgerond op 2 decimalen.
• Gebruik duidelijke motivaties bij sollicitaties voor snellere acceptatie.
• Houd documenten klein en relevant (veiligheid + performance).
• Gebruik filters bij grote lijsten (sollicitaties, facturen).
• Gebruik op iedere pagina de Help‑knop voor contextuele uitleg en links naar relevante secties.

19. Roadmap Voor Gebruikers (Verwacht)

20. Ondersteuning

• Fout of vraag? Noteer tijd, scherm, actie en foutmelding.
• Neem contact op met het supportkanaal of platformbeheer.

Deze handleiding groeit mee met het platform. Meld verbeteringen of onduidelijkheden.