Een aanbod plaatsen is eenvoudig:

1. Klik op "Nieuw aanbod" in het hoofdmenu
2. Voer de naam van de beschikbare medewerker in
3. Selecteer de specialisatie
4. Voer de gewenste regio en beschikbaarheidsperiode in
5. Voeg een gedetailleerde beschrijving toe met de rich text editor
6. Klik op "Opslaan" om uw aanbod te publiceren

Om een personeelaanvraag te plaatsen:

1. Ga naar "Nieuwe aanvraag" in het menu
2. Selecteer de gewenste specialisatie
3. Voer uw regio en gewenste periode in
4. Beschrijf duidelijk wat u zoekt en welke taken uitgevoerd moeten worden
5. Sla uw aanvraag op en ontvang automatische matchingresultaten

Ons verbeterde automatische matchingsysteem:

• Vergelijkt specialisaties tussen aanbod en aanvraag
• Controleert of de regio gelijk is
• Controleert of de periodes overlappen
• Toont passende verzoeken en aanbod aan het kantoor dat ze plaatste
• Geeft in NotarFlex een melding als er een passend verzoek of aanbod bijkomt
• Gebruikt verfijnde filters voor betere resultaten

Via de sectie Sjablonen kunt u:

• Systeem- en kantoorsjablonen bekijken (e-mail, contract, factuur)
• Contract-PDF's genereren (NDA, collegiale overeenkomst, freelance opdrachtenovereenkomst)
• Versies beheren en publiceren
• Gebruik en statistieken bekijken

Sjabloonbeheer: ga naar /templates en filter op "Contract". PDF-generatie: gebruik /office/contracts.

Contracten (detachering, freelance, opdracht) doorlopen levenscyclusfasen:

1. Concept – concept
2. Wacht op goedkeuring – wachtend op interne goedkeuring (indien vereist)
3. Goedgekeurd – goedgekeurd voor activering
4. Actief – looptijd gestart
5. Afgerond / Geannuleerd – afgesloten

Aanmaken/bekijken via /contracts (knoppen: Vanuit Opdracht / Nieuw). U kunt documenten genereren, ondertekening registreren en wijzigingen toevoegen (tarief / datum wijzigingen).

Het platform verzendt (optioneel):

• Herinneringen voor oude openstaande personeelaanvragen
• Wekelijkse samenvatting (kan worden ingeschakeld via configuratie)
• Gebruikt een fallback pickup folder als SMTP faalt

SMTP authenticatiefouten (535) worden gelogd en e-mails worden lokaal opgeslagen voor diagnose.

Accountbeheer via het gebruikersmenu:

• Profiel: Bewerk uw persoonlijke gegevens
• E-mail: Wijzig uw e-mailadres (met extra verificatie)
• Wachtwoord: Wijzig uw wachtwoord (minimaal 12 tekens vereist)
• Tweestapsverificatie (verplicht): Stel tweestapsverificatie in en beheer die met een authenticator-app
• Persoonlijke gegevens: Download of verwijder uw gegevens

NotarFlex neemt beveiliging zeer serieus:

• Versleuteling: HTTPS voor alle verkeer; BSN en IBAN versleuteld opgeslagen
• Screening: Elke aanmelding wordt met de hand beoordeeld
• Tweestapsverificatie (verplicht): Voor elk account, met een authenticator-app
• Auditing: Uitgebreide logging van kernacties
• Toegangscontrole: Fijnmazige rechten en beleidsregels
• Rate Limiting: Bescherming tegen brute-force
• Beveiligingsheaders: CSP, X-Frame-Options, etc.
• Logboek: Wij houden logbestanden bij van de werking van het platform

Recent toegevoegde functies:

• Contractbeheer: Levenscyclus + PDF generatie
• Herinneringen en Wekelijkse Digest: Geautomatiseerde e-mails
• Factuurverbeteringen: Uitgebreide factuurbeheerfuncties met regelbeheer, kortingen en exportopties
• Real-time notificaties: Document- en statusupdates via SignalR
• Diagnostiek pagina: Gezondheid, statistieken en telemetriestatus (alleen voor beheerders)
• Verbeterde beveiliging pagina: Overzicht van rechten en beleidsregels
• Rich text-editor voor contractteksten: Voor aanbiedingen en aanvragen
• Geavanceerde filters: Zoeken op specialisatie, regio, beschikbaarheid

In NotarFlex is digitaal ondertekenen via BoldSign of DocuSign gebouwd. Het staat op dit moment nog niet aan; contracten tekent u nu buiten NotarFlex. Hieronder staat hoe het werkt zodra het aanstaat.

Waarom digitaal ondertekenen?

Met digitaal ondertekenen hoeft niemand een contract te printen, te tekenen en terug te sturen. Elke partij tekent vanaf de eigen plek, op een moment dat het uitkomt.

Wat is digitaal ondertekenen?

Een digitale handtekening is een elektronische handtekening die via een gespecialiseerde dienst (BoldSign of DocuSign) wordt gezet. Die dienst legt vast wie wanneer heeft getekend.

Hoe werkt het proces?

1. Maak en keur een contract goed in NotarFlex zoals gebruikelijk.
2. Klik op "Verzenden ter ondertekening" op de contractdetailpagina — het contract wordt omgezet naar een PDF en via de geconfigureerde e-sign provider naar alle partijen verzonden.
3. Elke partij ontvangt een e-mail met een beveiligde link om het document te bekijken en digitaal te ondertekenen.
4. Zodra alle partijen hebben getekend, wordt het ondertekende document automatisch opgehaald en opgeslagen in NotarFlex.

Juridische geldigheid

Over de juridische status van de handtekening (eIDAS) gaan de voorwaarden van BoldSign en DocuSign. NotarFlex zet het getekende document en het verslag van de dienst bij het contract.

Status volgen

U volgt de ondertekening op de contractpagina. De statussen zijn: Concept, Verzonden, Voltooid, Geweigerd en Ingetrokken.

Uw medewerker profiel is uw visitekaartje op het NotarFlex platform. Een volledig ingevuld profiel vergroot uw kansen op interessante opdrachten. Het profiel bestaat uit vijf tabbladen:

Persoonlijke gegevens

• Profielfoto: Upload een professionele foto (max. 2 MB, JPG/PNG/GIF/WEBP). Een goede foto vergroot het vertrouwen bij potentiële opdrachtgevers.
• Bio/Ervaring: Beschrijf uw werkervaring, achtergrond en specialiteiten in maximaal 500 tekens. Dit is het eerste wat kantoren lezen.
• Adresgegevens: Uw adres wordt niet publiekelijk getoond.
• Werkervaring: Geef uw jaren ervaring, huidige werkgever en functie op. Dit helpt bij het matchen met geschikte opdrachten.
• LinkedIn-import: Vraag bij LinkedIn een export van uw gegevens aan en lees dat bestand hier in. Dat scheelt overtypen.

Specialisaties

• Selecteer uw juridische specialisaties (bijv. Vastgoed, Familierecht, Ondernemingsrecht, Erfrecht). U kunt meerdere specialisaties kiezen. Deze worden gebruikt voor automatische matching met opdrachten.

Vaardigheden

• Softwarekennis: Geef aan welke notariële software u beheerst (Zynyo, SRC, Akte-Archief, etc.) en beoordeel uw vaardigheidsniveau van 1 tot 5 sterren.
• Overige vaardigheden: Voeg aanvullende vaardigheden toe zoals talen, certificeringen of andere relevante competenties.

Voorkeuren

• Beschikbaarheid: Geef aan wanneer u beschikbaar bent voor opdrachten met een van- en tot-datum.
• Uurtarieven: Stel uw minimum en gewenst uurtarief in. Dit wordt vertrouwelijk behandeld en alleen gedeeld met kantoren die interesse tonen.
• Voorkeurregio's: Selecteer de provincies waarin u bij voorkeur wilt werken. U kunt meerdere regio's selecteren.
• Maximale reisafstand: Stel een maximale reisafstand in (10, 25, 50 of 100 km) of kies voor geen limiet.

Reviews

• Hier komen de beoordelingen van kantoren waarvoor u hebt gewerkt. Kantoren kunnen nog geen beoordeling schrijven; dat komt later.

Op de pagina 'Mijn profiel' (/me/profile) beheert u uw accountgegevens, documenten, tarieven, competenties, reviews en VOG-status. Hieronder vindt u een toelichting per tab.

Profiel

• Weergavenaam: Uw naam zoals deze wordt weergegeven aan kantoren en collega's op het platform.
• Mobiel nummer: Vul een nummer in waarop u overdag bereikbaar bent.
• IBAN: Uw bankrekeningnummer voor het ontvangen van betalingen via het platform.
• Over mij: Een korte beschrijving van uzelf die zichtbaar is voor kantoren. Beschrijf uw werkervaring en sterke punten.
• Beschikbaarheid: Geef aan op welke dagen u beschikbaar bent. Dit wordt meegenomen in de matching met opdrachten.

Documenten

• Upload en beheer belangrijke documenten zoals uw CV, diploma's en certificaten.
• Bestandstypen: Ondersteunde formaten: PDF, Word (docx), afbeeldingen (jpg, png). Maximaal 10 MB per bestand.
• Verloopdatum: Stel een verloopdatum in voor documenten die periodiek vernieuwd moeten worden (bijv. certificaten). U ontvangt een herinnering wanneer een document bijna verloopt.

E-mail

• Beheer uw e-mailvoorkeuren. Geef aan voor welke gebeurtenissen u e-mailmeldingen wilt ontvangen, zoals nieuwe opdrachten, statuswijzigingen en herinneringen.

Tarieven

• Uurtarief: Stel uw minimum-, standaard- en premiumtarief in (in euro). Kantoren zien uw standaardtarief bij de matching.
• Vast tarief per opdracht: Optioneel: stel een vast bedrag in per opdracht als u niet per uur wilt afrekenen.

Competenties

• Voeg uw competenties toe met naam, categorie, niveau (1-5) en jaren ervaring. Competenties worden meegenomen in de matching en zijn zichtbaar voor kantoren.
• Aanbevelingen: Collega's kunnen uw competenties aanbevelen (endorsen). Elke gebruiker kan maximaal één keer per competentie aanbevelen. U kunt uw eigen competenties niet aanbevelen.
• Verificatie: Collega's kunnen uw competenties aanbevelen. Controle door een kantoorbeheerder komt later.

Reviews

• Hier komen de beoordelingen die kantoren na afloop van een opdracht over u schrijven. Kantoren kunnen nog geen beoordeling schrijven; dat komt later.

VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag)

• Hier vraagt u uw VOG aan en ziet u de huidige status. Een geldige VOG is verplicht om opdrachten uit te voeren via NotarFlex. De VOG is doorgaans 3 jaar geldig (36 maanden). Screeningsprofiel 55 (juridische dienstverlening) wordt gehanteerd met een terugkijkperiode van 10 jaar.
• Statusoverzicht: Uw VOG doorloopt de statussen: Niet aangevraagd → Aangevraagd → Goedgekeurd. Bij afwijzing of verlopen kunt u opnieuw aanvragen. Het platform stuurt automatisch een herinnering wanneer uw VOG binnen 30 dagen verloopt.
• BSN-beveiliging: Uw BSN wordt versleuteld opgeslagen. Vul het alleen in als dat voor de controle van uw VOG nodig is.

Tweestapsverificatie (2FA) is verplicht voor elk NotarFlex-account. Naast uw wachtwoord vraagt NotarFlex een code uit een authenticator-app op uw telefoon. Wie uw wachtwoord heeft, komt zonder die code niet binnen.

Waarom is 2FA verplicht?

Notariskantoren werken met gevoelige persoonlijke en juridische gegevens. Een gestolen of geraden wachtwoord is de meest gebruikte weg naar een account. Met tweestapsverificatie is dat wachtwoord alleen niet genoeg: er is ook een code nodig die elke dertig seconden verandert en alleen op uw eigen telefoon staat.

Hoe werkt het?

Na het inloggen met uw e-mailadres en wachtwoord voert u een 6-cijferige code in die wordt gegenereerd door een authenticator-app op uw telefoon. Deze code verandert elke 30 seconden en kan slechts éénmaal worden gebruikt. Zonder toegang tot uw telefoon kan niemand inloggen op uw account.

Hoe stel ik 2FA in?

1. Installeer een authenticator-app op uw telefoon (zoals Microsoft Authenticator, Google Authenticator of Authy).
2. Ga naar Accountinstellingen → Twee-factor authenticatie en klik op 'Authenticator-app instellen'.
3. Scan de QR-code op het scherm met uw authenticator-app.
4. Voer de 6-cijferige verificatiecode uit de app in en bevestig.
5. Bewaar de weergegeven herstelcodes — u heeft deze nodig als u de toegang tot uw telefoon verliest.

Aanbevolen authenticator-apps

Elke TOTP-compatibele authenticator-app werkt. Wij raden Microsoft Authenticator aan (met cloudback-up), Google Authenticator of Authy (ondersteunt meerdere apparaten).

Wat als ik mijn telefoon verlies?

Bij het instellen ontvangt u eenmalige herstelcodes. Gebruik een van deze codes om in te loggen en stel vervolgens een nieuwe authenticator-app in. Bewaar uw herstelcodes op een veilige plek (bijvoorbeeld een wachtwoordmanager of uitgeprint in een afgesloten lade). Als u geen herstelcodes meer heeft, neem dan contact op met uw kantoorbeheerder of NotarFlex-support om de toegang te herstellen.

Inwerkperiode

Logt u voor het eerst in zonder tweestapsverificatie, dan hebt u zeven dagen om die in te stellen. In die tijd ziet u een herinnering. Daarna stuurt NotarFlex u bij het inloggen eerst naar het instellen.

Authenticator opnieuw instellen

Als u van telefoon wisselt of opnieuw moet configureren, ga naar Twee-factor authenticatie → Authenticator opnieuw instellen. Dit genereert een nieuwe QR-code. Uw bestaande 2FA blijft actief — u moet direct de nieuwe QR-code scannen met uw authenticator-app.

NotarFlex handhaaft automatisch gegevensretentiebeleid conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit zorgt ervoor dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk.

Wat is automatische gegevensretentie?

Op grond van de AVG zijn organisaties verplicht persoonsgegevens te verwijderen wanneer deze niet meer nodig zijn voor het oorspronkelijke doel. NotarFlex automatiseert dit proces met configureerbare retentieregels die dagelijks worden uitgevoerd.

Hoe werkt het?

Een achtergrondproces draait elke nacht en toetst alle gegevens aan de ingestelde bewaartermijnen. Voordat gegevens worden verwijderd, ontvangen betrokken gebruikers waarschuwingsmails. Beheerders kunnen wachtende verwijderingen bekijken en het proces handmatig uitvoeren in testmodus.

Retentiebeleid

1. Inactieve profielen (2 jaar) – Professionele profielen die langer dan 2 jaar (730 dagen) inactief zijn en geen actieve opdrachten hebben, worden automatisch geanonimiseerd. Persoonsgegevens zoals naam, e-mail, telefoon, adres, CV en certificaten worden permanent verwijderd.
2. Afgewezen sollicitaties (28 dagen) – Sollicitaties die zijn afgewezen worden na 28 dagen geanonimiseerd. De identiteit van de sollicitant, motivatie en bijlagen worden verwijderd, terwijl het sollicitatierecord bewaard blijft voor statistische doeleinden.
3. Pre-employment documenten (28 dagen) – Kopieën van identiteitsbewijzen, identiteitsverificaties en VOG-certificaten worden automatisch verwijderd 28 dagen na upload. Deze gevoelige documenten zijn alleen nodig tijdens het aanstellingsproces en mogen niet langer worden bewaard.
4. Auditlogs (7 jaar) – Auditlogvermeldingen worden 7 jaar bewaard conform de wettelijke bewaarplicht. Na deze periode worden IP-adressen eerst geanonimiseerd en vervolgens worden de vermeldingen permanent verwijderd.

Waarschuwingsmails

Voordat een profiel wordt geanonimiseerd, ontvangt de gebruiker twee waarschuwingsmails: een eerste melding 30 dagen voor verwijdering en een urgente herinnering 7 dagen voor verwijdering. Gebruikers kunnen verwijdering voorkomen door simpelweg in te loggen en hun profiel bij te werken.

Testmodus (voorvertoning)

Beheerders kunnen het retentieproces uitvoeren in testmodus om precies te zien welke records zouden worden beïnvloed, zonder daadwerkelijk wijzigingen aan te brengen. Dit wordt aanbevolen bij het eerste gebruik of na het wijzigen van bewaartermijnen.

Gegevensretentie beheren (beheerders)

Ga naar Beheer → AVG Compliance → tabblad Retentiebeleid. Hier kunt u automatische opschoning in- of uitschakelen, testmodus activeren, wachtende verwijderingen bekijken en handmatig een retentierun starten. De datum van de laatste run wordt weergegeven ter controle.

Het berichtensysteem van NotarFlex maakt directe, beveiligde communicatie mogelijk tussen notariskantoren, werknemers en partnerorganisaties. Het doel is om alle communicatie rondom opdrachten, sollicitaties en personeelsverzoeken centraal en overzichtelijk te houden, zodat betrokken partijen efficiënt kunnen samenwerken zonder afhankelijk te zijn van externe e-mail of chatplatformen. Berichten zijn altijd gekoppeld aan een specifieke zaak voor duidelijke context en traceerbaarheid.

Hoe werkt het berichtensysteem?

Berichten zijn georganiseerd per zaak (opdracht, sollicitatie of personeelsverzoek). U kunt al uw gesprekken bekijken via de pagina "Berichten" in het navigatiemenu. Elk gesprek toont de zaakcontext, het aantal ongelezen berichten en het meest recente bericht. Nieuwe berichten worden real-time bezorgd via een live verbinding.

Werknemer berichten

Als werknemer kunt u naar "Mijn Berichten" (/employee/messages) gaan om uw gesprekken per opdracht te bekijken. Selecteer een gesprek om een volledig chatoverzicht te openen met typindicatoren en leesbevestigingen. U kunt snelle antwoordknoppen gebruiken voor veelvoorkomende reacties.

Partner / Kantoor berichten

Partners en kantoorbeheerders kunnen professionals berichten via "Partner Berichten" (/partner/messages). Filter gesprekken op kantoren of professionals. Alle berichten worden weergegeven in een tweepaneel-layout met een gesprekslijst en chatweergave.

Berichten zoeken

Gebruik de "Berichten zoeken" pagina (/messages/search) om door al uw berichten te zoeken. Filter op zaaktype, datumbereik of vrije tekst. Klik op een resultaat om het volledige gesprek te openen.

Real-time meldingen

Nieuwe berichten worden direct bezorgd via een live verbinding (SignalR). U ziet een groen bolletje wanneer de verbinding actief is en een rood bolletje wanneer deze verbroken is. Ongelezen berichtentellers worden als badges getoond in de gesprekslijst en het navigatiemenu.

Snelle antwoorden & Berichtsjablonen

Zowel de werknemer- als partnerpagina voor berichten bieden snelle antwoordknoppen voor veelgebruikte reacties. Klik op een snel antwoord om het invoerveld te vullen en verzend het bericht vervolgens zoals gebruikelijk. In het gespreksdetail kunt u ook berichtsjablonen gebruiken via de sjabloonkiezer om vooraf opgestelde berichten in te voegen.

Gespreksdetail

Klik op een gesprek in het overzicht om het gespreksdetail te openen. Hier ziet u alle berichten in chronologische volgorde, met de afzendernaam, datum en tijd. Eigen berichten worden rechts weergegeven (blauw), berichten van anderen links (grijs). Onder elk eigen bericht ziet u leesbevestigingen die tonen wie en wanneer uw bericht heeft gelezen.

Emoji-reacties

U kunt op berichten reageren met emoji's. Klik op de emoji-knop onder een bericht om een reactie toe te voegen. Als u al gereageerd heeft met dezelfde emoji, wordt de reactie verwijderd. Reacties van alle deelnemers worden onder het bericht weergegeven met een teller.

Sneltoetsen

Gebruik Ctrl+Enter om een bericht snel te verzenden vanuit het invoerveld. Op de werknemerpagina kunt u ook Enter gebruiken om direct te verzenden.

Geen probleem! Ons team helpt u graag:

• E-mail: info@notarflex.nl
• Telefoon: +31 6 11746283
• Openingstijden: Maandag t/m vrijdag, 9:00 - 17:00
• Contactformulier: Stuur ons een bericht
• Privacyverzoeken (AVG): privacy@notarflex.nl

Wij antwoorden op werkdagen. Hebt u haast, bel dan tijdens kantooruren.